Jak podepsat nájemní smlouvu na dálku

Podepisování nájemní smlouvy na dálku je stále běžnější. Tento proces šetří čas a eliminuje potřebu fyzické přítomnosti obou stran. Podívejme se na hlavní kroky a klíčové body, které je třeba vzít v úvahu pro bezpečné a legální uzavření nájemní smlouvy na dálku.

Co je smlouva o pronájmu na dálku?

Smlouva o pronájmu na dálku je smlouva mezi nájemcem a pronajímatelem uzavřená bez jejich fyzického setkání. Toto řešení je vhodné jak pro velké společnosti, které evidují smlouvy prostřednictvím online platforem, tak pro jednotlivce pronajímající nemovitosti.

Vzdálená realizace smlouvy vám umožňuje:

• Ušetřete čas při odesílání dokumentů.
• Používejte elektronické komunikační prostředky (e-mail, speciální platformy).
• K certifikaci dokumentu použijte elektronický podpis.

Klíčovým bodem v tomto procesu je podpis smlouvy oběma stranami. Tato akce dává dokumentu právní sílu, proto je důležité pečlivě dodržet všechny kroky.

Přijetí a odsouhlasení textu smlouvy

Prvním krokem je požádat o návrh smlouvy e-mailem. To vám umožní pečlivě si přečíst obsah, prodiskutovat podmínky a provést změny před podpisem.

Pro ochranu dat při odesílání:

• Používejte zabezpečené komunikační kanály, jako je VPN (Virtual Private Network). Tím se snižuje riziko úniku informací nebo zachycení třetími stranami.
• V případě potřeby zašlete dokumenty prostřednictvím certifikovaného emailu (PEC – Posta Elettronica Certificata).

Kontrola dokumentů stran

Před podpisem smlouvy je důležité vyžádat si identifikační doklady druhé strany (pas, údaje o právnické osobě atd.). To pomůže potvrdit totožnost a přihlašovací údaje účastníků.

Pro ověření právnických osob si můžete vyžádat výpis z živnostenského rejstříku (visura camerole), který potvrzuje oprávnění zástupce.

Podepsání papírové verze smlouvy

Po odsouhlasení textu smlouvy a provedení změn musíte:

1. Vytiskněte si to.
2. Podepište se na každé stránce. Tím se potvrzuje souhlas s obsahem dokumentu jako celku.
3. Zvláštní pozornost věnujte ustanovením omezujícím práva stran. Podle Čl. 1341 italského občanského zákoníku vyžadují takové doložky samostatný podpis (například podmínky předčasného ukončení, omezení odpovědnosti).

Odeslání podepsaného dokumentu

Podepsaná kopie smlouvy musí být zaslána poštou s potvrzením o přijetí nebo prostřednictvím kurýrní služby. Tím je zajištěna bezpečnost dokumentu a potvrzení jeho přijetí.

Doporučeno:

• Přiložte průvodní dopis s uvedením obsahu zásilky.
• Uschovejte si potvrzení o doručení.

Elektronický podpis

Pro urychlení procesu můžete použít elektronický podpis. Existují tři hlavní typy:

1. Jednoduchý elektronický podpis (FES): Nejzákladnější, ale méně bezpečný.
2. Pokročilý elektronický podpis (FEA): Poskytuje vyšší úroveň zabezpečení díky použití certifikovaných zařízení.
3. Kvalifikovaný elektronický podpis (FEQ): Ekvivalent vlastnoručního podpisu, má maximální právní sílu.

Vlastnosti kvalifikovaného podpisu:

• Vydáno akreditovanými certifikačními centry.
• Využívá zařízení (chytré karty, USB tokeny), které zaručují spolehlivou identifikaci podepisujícího.
• Umožňuje podepisovat dokumenty ve formátu PDF (PAdES), XML (XAdES) nebo jakýchkoli jiných typů souborů (CAdES).

Kdy je smlouva podepsaná na dálku považována za platnou?

Aby byla smlouva právně platná, je nutné:

• Ujistěte se, že obě strany mají právní způsobilost.
• Souhlas je vyjádřen vědomě a dobrovolně.
• Požadavky na formu a obsah smlouvy byly splněny.

Doporučení:
Používejte kvalifikovaný nebo zaručený elektronický podpis. Prostý podpis neposkytuje vždy dostatečnou úroveň ochrany v případě sporů.

Hodnota vzdáleného podpisu ve sporech

V případě nesouhlasu je podepsaný dokument dokladem o transakci, pokud:

• Používají se spolehlivé metody podepisování (kvalifikovaný podpis).
• Dokument byl řádně zachován.

Nedoporučuje se používat naskenovaný podpis, protože nemá právní sílu a může vést ke zrušení smlouvy.

Výsledek:
Podepisování nájemní smlouvy na dálku je pohodlné a moderní, ale vyžaduje pečlivé dodržování pravidel. Používejte zabezpečené kanály, osvědčené metody podpisu a pečlivě si přečtěte podmínky smlouvy.